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Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und
zehn Jahren (§ 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist
ist der
Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in
das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder
der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder
abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung
vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die
Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV.Der Zugriff auf diese Daten muss
während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des
betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das
neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die
alten Daten weiter vorgehalten werden.
Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169,
170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.
Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange
aufbewahrt werden müssen:
A
| Abrechnungsunterlagen |
10 Jahre |
| Abtretungserklärungen |
6 Jahre |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung |
10 Jahre |
| Akkreditive |
6 Jahre |
| Aktenvermerke |
6 Jahre |
| Angebote mit Auftragsfolge |
6 Jahre |
| Angestelltenversicherung (Belege) |
10 Jahre |
| Anlagevermögensbücher und -karteien |
10 Jahre |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage |
6 Jahre |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung |
10 Jahre |
| Ausgangsrechnungen |
10 Jahre |
| Außendienstabrechnungen |
10 Jahre |
B
| Bankbelege |
10 Jahre |
| Bankbürgschaften |
6 Jahre |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger |
10 Jahre |
| Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) |
10 Jahre |
| BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen |
10 Jahre |
| Betriebskostenrechnungen |
10 Jahre |
| Betriebsprüfungsberichte |
6 Jahre |
| Bewertungsunterlagen |
10 Jahre |
| Bewirtungsunterlagen |
10 Jahre |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) |
10 Jahre |
| Buchungsbelege |
10 Jahre |
D
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) |
6 Jahre |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) |
10 Jahre |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) |
10 Jahre |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) |
10 Jahre |
E
| Einfuhrunterlagen |
6 Jahre |
| Eingangsrechnungen |
10 Jahre |
| Einheitswertunterlagen |
10 Jahre |
| Essenmarkenabrechnungen |
6 Jahre |
| Exportunterlagen |
6 Jahre |
F
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen |
10 Jahre |
| Finanzberichte |
6 Jahre |
| Frachtbriefe |
6 Jahre |
G
| Gehaltslisten |
10 Jahre |
| Geschäftsberichte |
10 Jahre |
| Geschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine) |
6 Jahre |
| Geschenknachweise |
6 Jahre |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) |
10 Jahre |
| Grundbuchauszüge |
6 Jahre |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) |
10 Jahre |
| Gutschriftsanzeigen |
6 Jahre |
H
| Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften) |
6 Jahre |
| Handelsbücher |
10 Jahre |
| Handelsregisterauszüge |
6 Jahre |
| Hauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz) |
10 Jahre |
I
| Investitionszulage (Unterlagen) |
6 Jahre |
J
| Jahresabschlusserläuterungen |
10 Jahre |
| Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent) |
10 Jahre |
K
| Kalkulationsunterlagen |
6 Jahre |
| Kassenberichte |
10 Jahre |
| Kassenbücher und -blätter |
10 Jahre |
| Kassenzettel |
6 Jahre |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
10 Jahre |
| Kontenregister |
10 Jahre |
| Kontoauszüge |
10 Jahre |
| Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) |
6 Jahre |
L
| Lagerbuchführungen |
10 Jahre |
| Lieferscheine |
10 Jahre |
| Lohnbelege |
10 Jahre |
| Lohnkonto |
6 Jahre |
| Lohnlisten |
6 Jahre |
M
| Magnetbänder mit Buchfunktion |
10 Jahre |
| Mahnbescheide |
6 Jahre |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) |
6 Jahre |
N
| Nachnahmebelege |
10 Jahre |
| Nebenbücher |
10 Jahre |
O
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10 Jahre |
P
| Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) |
6 Jahre |
| Postbankauszüge |
10 Jahre |
| Preislisten |
6 Jahre |
| Protokolle |
6 Jahre |
| Prozessakten |
10 Jahre |
Q
R
| Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) |
10 Jahre |
| Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung) |
10 Jahre |
| Reisekostenabrechnungen |
10 Jahre |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) |
10 Jahre |
S
| Sachkonten |
10 Jahre |
| Saldenbilanzen |
10 Jahre |
| Schadensunterlagen |
6 Jahre |
| Scheck- und Wechselunterlagen |
6 Jahre |
| Schriftwechsel |
6 Jahre |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
10 Jahre |
| Spendenbescheinigungen |
6 Jahre |
| Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung) |
6 Jahre |
T
| Telefonkostennachweise |
10 Jahre |
U
| Überstundenlisten |
6 Jahre |
V
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
10 Jahre |
| Verkaufsbücher |
10 Jahre |
| Vermögensverzeichnis |
10 Jahre |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) |
6 Jahre |
| Versand- und Frachtunterlagen |
6 Jahre |
| Versicherungspolicen |
6 Jahre |
| Verträge |
6 Jahre |
W
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher |
10 Jahre |
| Wechsel |
10 Jahre |
Z
| Zahlungsanweisungen |
10 Jahre |
| Zollbelege |
6 Jahre |
| Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.) |
10 Jahre |
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