Achtung bei der steuer­lichen Behandlung von Gut­scheinen

Wenn Kunden keine Vorstellung davon haben, was sie zu einem besonderen Anlass verschenken sollen, nutzen sie häufig die Möglichkeit eines Gutscheines. Im Einzelhandel und im Bereich der Dienstleistungen wie z. B. bei Friseuren und in der Gastronomie werden Tag für Tag eine Vielzahl von Gutscheinen verkauft und eingelöst. Jedes Unternehmen steht dabei vor vielen Fragen im Zusammenhang mit der steuerlichen Einordnung. Was mache ich mit den Einnahmen aus den Gutscheinverkäufen? Wie muss ich diese in der Registrierkasse erfassen: mit Umsatzsteuer oder ohne? Welcher Steuersatz findet Anwendung? Muss ich die Umsätze sofort in meiner Umsatzsteuererklärung angeben? Möglicherweise müssen Sie Gutscheine nicht mehr sofort der Umsatzsteuer unterwerfen, denn seit letztem Jahr gilt für die umsatzsteuerliche Behandlung von solchen Gutscheinen eine neue Regelung.

Welche Unterschiede gibt es bei Gutscheinen

Mit der Neuregelung werden Gutscheine nach Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen unterschieden. Die Unterscheidung richtet sich danach, ob bereits bei der Ausstellung des Gutscheins alle Informationen vorliegen, die für die Umsatzsteuer relevant sind. Das heißt vor allem, dass feststehen muss, ob 7 % oder 19 % Umsatzsteuer auf die Leistung fällig sind, die bei der Einlösung dieses Gutscheins erworben wird. Steht dies fest, liegt ein sog. Einzweckgutschein vor und die Umsatzsteuer wird sofort fällig.

Ist nicht eindeutig, welcher Steuersatz auf die Ware oder Leistung anfällt, die mit dem Gutschein bezogen wird, ist von einem sog. Mehrzweckgutschein auszugehen. In diesem Fall entsteht die Umsatzsteuer erst bei der Einlösung des Gutscheins.

Ganz konkret heißt das: Verkauft ein Friseur einen Gutschein, der nur bei diesem Friseur eingelöst werden kann, ist grundsätzlich von einem Einzweckgutschein auszugehen, da Friseure grundsätzlich nur Dienstleistungen oder Warenverkäufe erbringen, die dem Steuersatz von 19 % unterliegen.

Hat ein Einzelhändler ein breites Warensortiment mit Waren, die dem Steuersatz von 19 % und 7 % unterliegen, handelt es sich um Mehrzweckgutscheine. Bei Restaurantgutscheinen muss unterschieden werden, ob der ausgegebene Gutschein nur zum Verzehr im Restaurant (Steuersatz 19 %) berechtigt oder ob auch Speisen außer Haus (Steuersatz 7 %) mit diesem Gutschein bezogen werden können. Nur im erstgenannten Fall liegt ein Einzweckgutschein vor und die Umsatzsteuer entsteht bei Ausgabe des Gutscheins.

Welche Gutscheine sind nicht von der Neuregelung betroffen?

Nicht alle Arten von Gutscheinen fallen unter den Anwendungsbereich dieser Neuregelung. So fallen Gutscheine, die dem Kunden lediglich eine Preiserstattung oder eine Ermäßigung des Preises versprechen, nicht unter diese Regelung.

Auch Gutscheine für Warenproben oder Muster lösen grundsätzlich kein Entgelt aus und stellen keinen Gutschein dar. Fahrscheine, Eintrittskarten für Kinos und Museen sowie vergleichbare Instrumente sind von dieser Neuregelung ebenfalls nicht betroffen.

Wie werden die Gutscheine steuerlich korrekt erfasst?

Bei einem Einzweckgutschein entsteht die Umsatzsteuer sofort, da der Steuersatz eindeutig feststeht. Das Unternehmen, welches den Gutschein an den Kunden ausgibt, sollte den Gutschein sichtbar als Einzweckgutschein kennzeichnen. Bei der Ausgabe des Gutscheins sind der Umsatz und die zutreffende Umsatzsteuer direkt in der Registrierkasse zu erfassen. Bei der Einlösung des Gutscheins und der Ausgabe der Ware fällt dann später keine Umsatzsteuer mehr an.

Sollte ein Einzweckgutschein vom Gutscheininhaber nicht eingelöst werden und somit verfallen, ergeben sich hieraus allein keine weiteren umsatzsteuerlichen Folgen. Die Umsatzsteuer ist nur dann zu korrigieren, wenn das Entgelt für den Gutschein ausnahmsweise zurückgezahlt wird. Anders sieht es bei Mehrweckgutscheinen aus. Bei der Ausgabe des Gutscheins an den Kunden ergeben sich keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen. Der Gutschein als solcher sollte jedoch als Mehrzweckgutschein gekennzeichnet werden. Da eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, müssen auch Zahlungen, die noch nicht als umsatzsteuerpflichtiger Erlös erfasst werden dürfen, gesondert aufgezeichnet werden (mittels einer eigenen Taste an der Kasse). Die elektronische Registrierkasse muss folglich entsprechend programmiert sein. Erst bei der Einlösung des Gutscheins wird der tatsächliche Verkauf der Umsatzsteuer unterworfen und in der Registrierkasse mit dem richtigen Steuersatz erfasst. Weitere Details zur korrekten steuerlichen Erfassung von Gutscheinen sollten am besten direkt mit dem Steuerberater besprochen werden.

(Auszug aus einer Pressemitteilung der Steuerberaterkammer Niedersachsen)